Persónuverndarstefna

1. Ábyrgðaraðili

Ábyrgðaraðili fyrir vinnslu persónuupplýsinga er Cognia ehf. (netfang: handriti@gmail.com). Hægt er að hafa samband varðandi allar fyrirspurnir sem varða persónuvernd.

2. Hvaða gögnum er safnað

2.1 Notandaupplýsingar

• Nafn og netfang (frá innskráningarþjónustu)
• Notandanúmer
• Innskráningarsaga og tímasetningar

2.2 Hljóðgögn og uppskriftir

• Hljóðskrár sem notandi hleður upp eða hljóðritar — þessar eru sendar til vinnslu og eru ekki vistaðar varanlega á þjónum okkar
• Uppskriftir (transcripts) — textaútgáfa hljóðsins, vistuð í gagnagrunni
• Samantektir og glósur búnar til af gervigreind

2.3 Notkunargögn

• Fjöldi mínútna sem hljóðritaðar eru (til notkunarmælinga og innheimtu)
• Aðgerðaskrá (audit log) — hvaða aðgerðir notandi framkvæmir
• Áskriftarstaða og greiðsluupplýsingar (unnið af greiðsluþjónustu)

3. Tilgangur vinnslu

Persónuupplýsingar eru unnar í eftirfarandi tilgangi:

• Þjónustuveitingar: Til að veita hljóðritun, samantekt og aðra eiginleika þjónustunnar
• Innheimta: Til að halda utan um áskrift, notkun og greiðslur
• Öryggi: Til að vernda þjónustuna og koma í veg fyrir misnotkun
• Umbætur: Til að bæta þjónustuna á grundvelli notkunarmynsturs (án persónugreinanlegra gagna)

Lagalegur grundvöllur vinnslu er samningur (GDPR 6(1)(b)) fyrir þjónustuveitingar og innheimtu, og lögmætir hagsmunir (GDPR 6(1)(f)) fyrir öryggi og umbætur.

4. Varðveisla gagna

• Hljóðskrár: Sendar til vinnslu og ekki geymdar varanlega á okkar þjónum. Hljóðskrám sem hlaðið er upp er eytt úr tímabundinni geymslu strax eftir vinnslu.
• Uppskriftir og samantektir: Geymdar þar til notandi eyðir þeim. Notandi getur eytt hverri lotu sjálfur í lotuyfirliti.
• Tímabundnar lotur: Ef notandi velur “tímabundna lotu” eru niðurstöður aldrei vistaðar í gagnagrunn. Þær birtast eingöngu á skjá og eru sendar í tölvupósti notanda. Þegar glugganum er lokað hverfa gögnin.
• Notkunargögn: Geymd á meðan áskrift er virk og í allt að 12 mánuði eftir uppsögn (vegna innheimtu og bókhalds)
• Notandaupplýsingar: Geymdar hjá innskráningarþjónustu þar til notandi eyðir reikningi sínum

5. Réttindi notenda (GDPR)

Samkvæmt persónuverndarlögum átt þú rétt á:

• Aðgangsrétti: Að fá upplýsingar um hvaða gögn eru geymd um þig
• Leiðréttingarrétti: Að fá rangar upplýsingar leiðréttar
• Eyðingarrétti: Að biðja um að gögnum þínum sé eytt (“réttur til að gleymast”)
• Flutningsrétti: Að fá gögn þín afhent á véllæsilegu formi
• Andmælarétti: Að andmæla vinnslu gagna sem byggir á lögmætum hagsmunum
• Takmörkunarrétti: Að biðja um takmörkun á vinnslu gagna í ákveðnum tilvikum

Til að nýta réttindi þín skaltu senda tölvupóst á handriti@gmail.com. Við munum svara beiðni þinni innan 30 daga.

Þú átt einnig rétt á að leggja fram kvörtun til Persónuverndar (personuvernd.is) ef þú telur að vinnsla gagna þinna brjóti gegn persónuverndarlögum.

6. Vafrakökur (cookies)

Handriti notar eftirfarandi vafrakökur:

• Lotukökur: Nauðsynlegar fyrir innskráningu og auðkenningu. Þessar kökur eru tæknilega nauðsynlegar og krefjast ekki sérstaks samþykkis.
• Greiðslukökur: Notaðar við greiðsluferli. Settar af greiðsluþjónustu og háðar persónuverndarstefnu þeirra.

Handriti notar ekki greiningarkökur (analytics), auglýsingakökur eða þriðja aðila rakningarkökur.

7. Öryggi og tæknilegar ráðstafanir

Við leggjum áherslu á öryggi gagna:

• Öll samskipti fara um HTTPS dulkóðaða tengingu
• Gagnagrunnur er dulkóðaður í hvíld (encryption at rest)
• Örugg aðgangsstýring og auðkenning
• Viðkvæmar upplýsingar eru geymdar í umhverfisbreytum, aldrei í frumkóða
• Hljóðvinnsluþjónusta geymir engin gögn — hvorki inntak né úttak (zero data retention)
• Hljóðskrám er eytt úr tímabundinni geymslu strax eftir vinnslu
• Notendur geta eytt lotum sínum hvenær sem er, og valið tímabundnar lotur sem vistast aldrei í kerfinu

8. Breytingar á stefnu

Rekstraraðili áskilur sér rétt til að uppfæra þessa persónuverndarstefnu. Verulegar breytingar verða tilkynntar notendum í tölvupósti eða með tilkynningu á vefsíðunni. Dagsetning síðustu uppfærslu birtist efst á síðunni.